出席者 会長川本、副会長渡真利・末浪、書記石橋・萩原、会計吉川・前岡、会計監査山口 事務吉田・堅固 会報編集委員長伊原 全11名
記録 吉田・堅固
1 司会吉田 8月の暑い中 川本会長には何回も事務局に来ていただいて、これから議論に上るシステムの会社と交渉してくださいました。お疲れ様でした。
会長 臨時の役員会と言うことでお忙しいところご容赦ください。
２ 議題
(1) 会長 システムの電子化には大きな方向性が2つあります。1つは昨年、総会が開けませんでした。そのため総会の承認が得られませんでした。今後はそのような事は避けたく、web上で採決が出来るように来年の総会までにシステムを立ち上げたいと言うことです。もう一つは70周年に向けて同窓会活動を活性化させたいと言うことです。私たちの緑友会は2万7千人、もうすぐ3万人にも達します。そのような中でシステム化は避けられないものと考えました。新規の会員の入力など手作業で行っております。これも吉田さんには負担をかけて、もうそろそろ限界と考えます。
次に会費の事ですが入金に関しては手作業で前岡さんにご苦労をおかけしています。これもシステム化していく中でスマホ決済を可能にして行けたらと考えております。
次に今年6月に会報を送りましたら約400名位の皆さんの会報が宛先不明で戻って参ります。その際名簿では住所を消されています。しかしこの住所は何かの手がかりになるかも分かりませんから残しておくべきでシステム化すれば自動的に過去の住所も残ってきます。何とかシステム化によって名簿の劣化を防ぎたく考えております。それが今後のクラス会、同期会につながっていくと思います。
次に再来年70周年を迎えますが、その際何かと寄付を募ることになると思います。そのことに関しましても現在の振り込み用紙と同時にスマホ決済もできるようになればと考えております。スマホ決済は金額が固定されますので比較的若い皆さん、そして少しお年をめされた皆さんは5千円、1万円、などを入金して下さいます。その様な皆さんには振り込み用紙でお願いすると言うことになります。
次に名簿のUSBの管理についてですが、今USBは2つあります。1つは吉田さんと私で保管しております。私は自宅の某所にUSBを隠しておりますが、やはりこのようなUSBの保管に関しても限界があります。システム化すればUSBはサーバーの保管となりますので責任が転嫁されます。
また、会報をホームページ上で読んでもらうようにすると会報の送料がかかりませんのでその分経費が浮いてきます。
次にシステムの会社を説明させていただきます。別紙の通り、重視したい機能は4点あります。会員データの精度向上と適正管理、ホームページとの相乗効果、入金の利便性向上・管理の簡便化、ウェブ総会の開催です。この4点を満たすものはプリンティングサービスだけでした。ホームページとの相乗効果と言うのは会員がホームページに入っていくことができ、事務局と相互関係が作れると言うことです。プリンティングは有限会社で社員の人数も少ない。財務状況も調べましたが別に問題はありませんでした。社長にも来ていただいて面会しました。営業に来られた後藤さんにその場で機密保持の誓約書を作って貰いました。またこちらのホームページも少し手直しもして貰いました。スピード感があり、小回りもきいて大丈夫な会社だと確認しました。
私の説明は以上で今後プリンティングとの契約を進めると言うことです。
萩原 値段的に見てもオーケーですし、ホームページへの管理も助けてもらえると思います。プリンティングに賛成いたします。
石橋 プリンティングを導入している他の学校があれば教えてください。
会長 平野、今宮、市岡など府立高校で16校あります。
山口 初期費用はどのように捻出するのですか。またいつから始めるのですか。
会長 私は急に会長を引き継ぐことになり、再来年70周年を迎えると言うことになっています。なんとかウェブ化を進めたいと緑友会を活性化したいと考えました。本来なら今年度の予算に計上すべきところなんですけれども。これにかかる費用は緑友会がプールしているお金から出します。
伊原 目くじらを立てるわけではありませんが手続き上おかしい。フライングはいいのか、このことが理屈として通るのかと言うことです。
吉田 本来なら総会にかけて1年遅れてシステムの導入をするということが正論だと思いますか、それでは70周年に間に合いません。、多少無理があってもプリンティングを導入して次の総会で会長さんからその経緯を丁寧に説明して会員の皆さんに納得してもらうことだと思います。
会長 私の責任で、謝る必要があるならば謝ります。
堅固 長い目で見れば活性化につながるかどうかは不明な点もあります。プリンティングを導入して試してみる価値はあります。
司会 論点を整理しますと1つはプリンティングのシステムを導入するかどうかということ、それといまひとつは導入する時期についてです。とりあえずシステムを導入すると言うことに関して採決を取らしていただきます。導入に反対だと言う方はおられますか、欠席されている書記の久下さんからメールが来ております。そのメールを紹介しますと。
会長 メールは賛成でいただいております。ただシステムを導入しても従来通りの方法を残しておいてくださいとの事でした。
司会 反対意見は全くありませんでしたのでプリンティングのシステムを導入すると言う事が可決されました。次にその導入の時期について少し議論をしたいと思います。
会長 システムの導入の費用として予算化していませんでしたので来年度会計上ではどの名目に入れるか検討しなければなりません。新たな名目を作ると言うことも考えられます。
渡真利 早急にシステムの導入をした方が良いと思います。次の総会で事後承諾してもらうことで良いと思います。我々役員は会員の承認をもって成立しており、責任もあります。その役員が1人の反対もなく賛成するのですから問題はないと思います。
萩原 新入生はデジタル化されている。紙の印刷物はいらない。今回やってしまえば一気に進むと思います。私もシステム家ですのでお客さんから嘘ついてるやろと言われますが、後ではランニングコストが減ってうまくいき喜ばれます。
伊原 今後、郵送費はますます値上がりすることが予想されます。この際ウェブ化を進める方が良いと思います。
山口 今後退会者が増えないかと懸念します。
堅固 現在退会者、会報を受け取らない、郵便物を受け取らないなどいろいろな会員さんがいます。
司会 特に反対もありませんので、システムの導入時期については早急に進めると言うことでよろしいでしょうか。可決される。
昼食休憩
司会 渡真利 次に議題(2)ホームページのサーバー移行等についてに移ります。
会長 緑友会のホームページは今止まっています。更新は全くできない状態となっています。それでURLとか中身の装丁はそのまま使い、サーバーのみを変えて稼働させて貰うと言うことです。これはプリンティングのシステムの導入とは別に早急に取り組みたいと思います。
萩原 私も緑友会のホームページを少し触りましたが、全く使い物になりません。現在、仕事が忙しく緑友会のホームページには手が回りません。この際、餅は餅屋ですのでプリンティングサービスに任せたら良いと思います。単純移行できると思います。
吉田 早急にホームページを立ち上げ、その中で新会長さんのお披露目をすると同時にプリンティングサービスの導入にも触れてほしい。
司会 ホームページのサーバー移行に関してプリンティングサービスに頼むと言うことで意義はありませんか。特に反対はありませんので、可決といたします。
司会 (4)その他の取り組みについてに移ります。
会長 次年度新会員の申し込みを電子化したく思います。校長先生に学校のシステムを見せてもらいました。予想以上に進んでいることに驚きました。休んだ生徒にもお知らせはウェブ上で届きます。
司会 次にチャリティー100キロメートルリレーマラソンの支援に移ります。
堅固 緑友会として食事を提供いたします。午前中授業。12時スタート15時終了、今年はたとえ生徒の中にコロナが出ても中止にはなりません。去年よりもう少し十分なものを提供したいと思っています。昨年はPTAがパン100個。緑友会は茶とコーヒーでした。今年はPTAとも相談の上、おにぎり、それに焼きそばも人気があると思いますので含めたいと思っています。経費としましてはPTA、後援会みどりで5万円、緑友会で5万円 合計10万円位と考えております。
会長 昨年はPTAがランチパックを100個用意してたちまちなくなりました。今年は不満が出ないように、緑友会も援助して催しを楽しくできたら良いと思っております。
司会 次に1年生総合学習「卒業生に聞く」への講師派遣についてです。
堅固 以前から講師の登録者を募っていました。今年5人ぐらいの追加があり40人となっております。今年は3年ぶりになりますので、急に依頼しても断られる可能性もあります。方法としては体育館で1年生全員の前で講義をする。もしかしたら教室でオンラインでするかもわかりません。
時間としては40分で4人なら1人10分、2人なら1人20分と言うことになります。選考はノータッチにしていましたが今回はこちらから打診することになります。近場の方で生徒の興味などを考えて職種を選ぶつもりです。
会長 前会長の坂田さん、理事になってもらいたいと思いますがよろしいですか。
反対なく、承認される。
伊原 会報の進捗状況について説明いたします。会報をより見やすく刷新すると言うことで1つは表紙を作る。2つ目に広告を入れる。ページ数は8ページかまたは12ページ。それとは別刷りで今回のプリンティングシステムのマニュアルについても同時に発送します。
堅固 三つ折りを止めて、透明な封筒に入れます。イムラ封筒が手作業で封入するため値段が10万円から20万円位上がると考えられます。
伊原 会則の現状と問題点について
別紙にて会則の現状の問題点について説明する。
堅固 コロナ禍で事務局も少しゆとりがあり、時間が避けるので会則の見直しをするのも良いだろうと考えました。 以上