出席者 会長 川本、副会長 渡真利、末浪 書記 萩原、久下 会計 吉川、前岡 監査 山口 事務 堅固、吉田 会報 伊原 11名 記録 萩原、吉田、堅固
司会 渡真利 定刻開始
堅固 令和4年度事業中間報告
3年ぶりの体育祭の開催(ただし無観客)
一般公開は3年ぶりの文化祭の開催
・11月12日土曜日エイドステーション運営にて少し不備(男子バスケットボール部に弁当が当たらず)
前岡 令和4年度中間決算書の説明
・光熱費等の支出に関しては日々使用していくため、現時点のもので、決算時は本資料より金額は増える。
司会 ホームページについて
川本 ・以前のホームページは危険サイト、スパムメールも3万件あった。10月から作業を始めてサーバーをプリンティング社に移した。危険サイト、スパムメールも削除され、順調に進む。誰でも簡単に操作、同窓会システムの入り口がこのホームページになる。
・今後の課題は皆さんにホームページを見てもらうこと。我々から発信するだけではいけない。自ら参加して貰うことが大切。事務室の写真も入れる。学校のデータもリンクして会員が簡単に見れるようにする。会員の方から情報提供もできる。
・今後ホームページの責任者、さらにはチームを作って行く。
・セキュリティーの脆弱性改善も併せて対処済み。SNSと連携できるようにリンクを貼ったり、ホームページ内に個別のページを作っていく。現在緑友会で保有している写真などはデジタル化してアーカイブとして格納し、見てもらえるようにする。
・学校からは、公開しているものはリンクを貼り公開する事はオッケーをいただいている。
・今、70周年の記念誌の作成に関して、今までの様な記念誌を止めて電子化の方法も上がっている。ホームページの中で記念誌と会報をひっつけてしまう。ハードカバーの冊子が欲しい人は実費で販売するも考えている。しかしこれは決定ではない。
堅固 ・今後、ホームページのコンテンツを増やしていく。事務局の日誌、議事録、会則などもアップする。
吉田 ・会則では議事録は書記の仕事となっている。役員会に書記の方が出席していればその方と一緒に欠席の場合は私1人で議事録を記録していく。昨年の5月役員会議、6月総会、9月臨時役員会を記録してきた。皆さんの発言をできるだけ正確に記録していく。
(4)同窓会システムについて
川本 ・現在、名簿は電子化され、サーバーに保管。前回の役員会議では経費が予算に入っておらずフライングとの指摘があったが、プリンティングサービス社との協議の結果、経費は6月総会終了後より発生することになる。6月の総会で予算に組み込み、その後執行と言う形になる。
・従来の事務局運営は変わらない。新しいシステムに抵抗のある人は従来通りで、不利益は無い。会員には新システムを受け入れていただく必要あり、今後の若い世代に向けては変革していき、魅力的なコンテンツを用意することでアクセス数を向上させる取り組みをホームページとセットで考えていく必要がある。
・メールアドレスの登録促進キャンペーンは、特にしない。
同窓会システムのメリット・デメリットの説明
導入する経緯→ 名簿の管理がUSBメモリーの紛失リスク、専用パソコンの盗難、故障対策
導入メリット
①名簿の精度アップ
同窓会システムに移行し、次回同窓会報を同梱する形で、それぞれにID/PWを通知する。
それにより各自で更新可能となる。また従来通り、所在不明者を事務局に連絡するページも用意し、事務局でも更新可能、更新履歴はログで保管(不正アクセスのチェック)
②名簿の活用力アップ
名簿は個人情報保護から、発行が困難であった。
今回、各自で更新し、さらに住所、電話、メールなど情報を公開可否も各自で設定することが出来る。
③ 安心・安全性アップ
本件導入のきっかけとなったもので、管理の心理的負担の軽減
④利便性向上
・応援会費の振り込みの利便性向上、さらに長期的には収入向上も見込める
・催しの開催案内の広報、出欠確認も可能
⑤事務局の負荷軽減
・従来の作業を各会員が更新することに委ねることで事務負荷の軽減が見込める
・専用パソコンでなくなるため、自宅からオンラインで更新可能
・操作が容易、担当者引継ぎも容易
・従来のExcelの管理からの解放
・お知らせメールを使うことで、将来は会報の電子化も行うことで通信費のコストダウンも見込める
・専門業者(プリンティングサービス社)管理で運営の助言も得ることができる
⑥総会の開催の確実性向上
コロナ禍で開催できなかったがリアル総会をオンライン開催も可能になる。
導入デメリット
①費用が必要(イニシャルコスト、ランニングコスト)
②アクセス数が低いと効果が半減 入り口となるホームページへいかに誘導するかがカギ
他の意見
懸案事項として寄付・特別会費の礼状の送付は今後どうするか
廃止しても良いではないかと言う意見もあるが、一方礼状をもらって無事に届いたと言う確認ができる。さらに礼状の中で会報に名前の掲載の可否も尋ねている。
(5)伊原 会則改正について
・ 同窓会発足当時に作られた会則がほとんど改正されずに今日に至る。
・ 骨子は変えずに、実情に即したものとする。
・ 総会の位置づけを事業から最高議決機関に改める。
・ 名簿は不正アクセス対策を何重にも施したデーターセンターで管理される。
・ 特別会費を応援会費と改める。そして10年を経過したを削除する。
・ 退会規定については懸案事項とする。
・ 書記若干名を2名以上にする
(6)創立70周年事業について
川本 ・ 紙の記念誌は作らず、会報、ホームページ等と一体化。紙の記念誌を作っても有料とする。委員会の決定事項ではない。
・ 生徒のクラブ発表をパソコン、プロジェクターで配信する。
・ 祝賀会はフォーマルな形ではせず、諸先輩、若い人も含めて簡単な打ち上げをする方向。現段階では末決定。
・ 記念品は絵はがき
・ 食堂を上品な形の談話室風に改装。緑友会館2階のトイレの洋式化。多額の予算も伴うため現段階では末決定。クラウドファンディングもいいが、手数料もかかるので検討。卒業生に個別訪問し、寄付をお願いすることも検討。
・最低5000円から寄付を募りたい。
・令和5年6月準備委員会を発足する予定。
・式典は、2部構成 体育館を使用するため、キャパの問題もあり、デジタル化の資産でパブリックビューイングも検討する
(7)来年度事業について
堅固 総会は昨年通り平野区画整理記念会館に予約済。ジャズのベーシストのゲストも呼ぶ方向で進める。
(8)次年度会報について 伊原
・ 表紙一面を目次のみ入れた写真とする。
・ 1枠5000円で広告を5枠入れる。
・ 同窓会システムの別刷は作らず、会報に組み込む。透明封筒にする。
・ 発送もプリンティングサービス社にお願いする。
・ 会報はコストから、1000部単位で印刷作成する。
・ その他は事務局開設日に事務局にて検討し、次回役員会で報告する。 以上